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¿Cómo organizo mi jornada laboral?

 

 

¿Tienes la sensación de que no dispones del tiempo suficiente para realizar todas tus tareas?  Organizar eficientemente la jornada laboral, de modo que aprovechemos al máximo las horas que estamos dedicados a nuestro trabajo, es clave para que no tengamos que continuar trabajando en casa. 

Saberse adaptar al tiempo del que disponemos en la jornada laboral es fundamental para mejorar la eficiencia en el trabajo, tanto individual como del equipo, y hacer una mejor distribución de tareas y recursos. Además, con una mejor organización, se podrán evitar las presiones de última hora por el vencimiento de plazos.

Claves para organizar correctamente la jornada laboral

  • Planifica las tareas por horas, incluyendo las reuniones, la preparación de documentos o responder los emails pendientes.  
  • Enuméralas, priorizando aquellas que realmente son urgentes. Tómate tu tiempo,  ya que si clasificas demasiadas tareas como prioritarias en un plazo corto de tiempo, lo más probable es que el estrés colapse tu capacidad de trabajo.
  • Aprende a decir “no”. Este es uno de los puntos más complicados de cumplir, no obstante, en la medida de lo posible intenta ser realista y no te comprometas con aquellos objetivos o tareas que no seas capaz de cumplir en el plazo que te solicitan.  
  • Organiza tu puesto de trabajo de forma que no pierdas tiempo innecesario en la búsqueda de la documentación en una multitud de papeles.
  • como organizar mi jornada laboralEvita distraerte, no pierdas la concentración intentando hacer tres tareas al mismo tiempo. Atender las conversaciones de tus compañeros, al tiempo que lees un informe y respondes a los mensajes lo único que consigue es perder tiempo y aumentar el estrés.
  • Aprovecha la energía de la mañana para resolver la mayor cantidad de trabajo. Aunque haya días en los que sientas que estás más dormido, las primeras horas de la mañana son en las que el cuerpo y la mente se encuentran más descansados y con más energía para afrontar las tareas.
  • Establece como rutina diaria la planificación. Comienza todos los días dedicando unos minutos a enumerar y priorizar las tareas que tienes que finalizar y el tiempo que vas a dedicar. De esta forma conseguirás organizar tu jornada laboral de forma eficiente y productiva.

Métodos para aumentar la productividad en el trabajo

Una vez que hemos conseguido aplicar las claves para organizar la jornada laboral, y hemos mejorado nuestros puntos débiles, podemos intentar mejorar nuestra productividad en el trabajo poniendo en práctica alguno de los métodos de organización de tareas más empleados en todo el mundo. 

 

Método GDT (Getting Things Done)

El método GDT apuesta por liberar la mente de las tareas pendientes guardándolas en distintas carpetas, de tal modo que nos podamos concentrar en la tarea realmente importante.  Este método innovador no busca una gestión del tiempo directa, sino que se basa en decidir a qué acciones vamos a prestar nuestra atención y vamos a dedicar nuestro tiempo ahora mismo.

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En primer lugar, se almacenan y organizan las tareas en carpetas. Un lugar donde crearlas puede ser el correo electrónico. Estas carpetas deben clasificarse siguiendo un esquema similar al siguiente esquema: urgente, proyectos (son tareas que requieren más de una acción y que deben revisarse periódicamente), delegadas/en espera (son aquellas tareas que has delegado en otra persona o esperan contestación), algún día (te gustaría hacerlos pero no puedes en este momento).  Según este orden, se debe centrar la atención en aquello que vayamos a hacer. Una vez finalizada archívala o deséchala.

Las reglas básicas son:

  • Si una tarea lleva menos de 2 minutos, hazla.
  • No se puede devolver ninguna tarea a su carpeta.
  • Revisa de forma periódica el contenido de las carpetas.

Este método proporciona perspectiva y control del tiempo y las tareas.

Método Pomodoro

El método del pomodoro se basa en organizar nuestra jornada laboral en intervalos de 25 minutos (llamados “pomodoros”) con pausas cortas de descanso entre ellos. Durante el tiempo de trabajo se evitan todas las distracciones, únicamente se puede cambiar de actividad o tarea durante el tiempo de descanso. Cada cuatro “pomodoros” se debe hacer una pausa mayor.

Las claves para conseguir organizar mi jornada laboral con el método pomodoro son:

  • Planifica tu jornada laboral de acuerdo a los pomodoros, reduciendo al máximo los tiempos perdidos.
  • No permitas ninguna distracción durante los 25 minutos que dura el periodo de concentración.
  • Levántate de la silla en cada descanso.

Gracias a las pausas frecuentes se mejora la concentración y la productividad, lo que trae consigo un aumento del tiempo libre. La concentración de las tareas en los periodos de trabajo, supone un menor número de interrupciones que se traduce en el cumplimiento de las tareas dentro de la jornada laboral.

 

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